Пришло время online-мероприятий

Мы живём во времена глобальных перемен. Кому-то — а может даже большинству — это не нравится, кто-то этого не замечает, а для кого-то настал звёздный час.

20-ый год всем доказал, как всё непостоянно и переменчиво. С приходом в нашу жизнь COVID-19 пришлось менять свои планы, расписание, весь уклад жизни и работы.

Деятельность event -индустрии приостановили одной из первых, и всем понятно, по каким причинам. Но потом оказалось, что ивент всё-таки нужен, ведь людей необходимо как-то сплачивать в непростое время, приободрять, с ними нужно, как минимум, общаться. Чтобы их работа была эффективной и жизнь не превращалась в повинность.

Так в сфере развлечений появились онлайн-мероприятия. Вечеринки, конференции, концерты, спектакли стали перемещаться в цифровой мир. Многие компании по организации мероприятий подхватили эту волну и смогли приспособиться, предоставляя клиентам новые услуги. Наша компания не стала исключением, благо позволяет большой опыт в организации телевизионных трансляций, различных съёмок и в режиссуре данных процессов.

Для одного из крупных предприятий, входящих в концерн Росэнергоатом, с несколькими филиалами в других городах, было необходимо провести онлайн-мероприятие.

Задачами было:

• соединить специально созданную для данного проекта телевизионную студию, основной офис предприятия и филиалы завода в других регионах;
• подключить всех сотрудников, как на своих рабочих местах, так и тех, кто работает на удалёнке;
• и всё это объединить в один эфир.

Кажется, ну и что тут сложного?

У крупных корпораций, таких как РОСАТОМ или подобных им, существуют свои системы ВКС (видеоконференцсвязь), которые дорого стоят, требуют поддержки целых отделов, используют зашифрованные каналы связи и так далее. К сожалению, данные системы имеют много минусов и совершенно не подходят для подобного рода мероприятий.

Как мы вышли из ситуации? Мы установили отдельный сервер в студии, где располагалась режиссёрская, монтажная и съёмочная бригады и забирали на пульт сигнал с ВКС головного офиса, с подключёнными филиалами.

Как шла подготовка? По просьбе заказчика мы обновили, заново аранжировали и перезаписали с профессиональными музыкантами гимн предприятия, — между прочим, сочинённый одним из его работников.

В тесном сотрудничестве с руководством прописывали сценарий эфира, утверждая каждое слово.

На техническое тестирование трансляции ушло около двух недель.

Параллельно создавался графический дизайн для эфира, декор и новогодние украшения студии, головного офиса и филиалов, шли репетиции с ведущей, готовились артисты. За два дня до события был проведён генеральный прогон с подключением всех точек, проверкой видео- и звукового сигналов, текстовых сообщений и трансляций в VK и ZOOM.

Хотите лайфхак? Я думал, что о нём знают все, кто занимается онлайн-мероприятиями, однако по опыту просмотра работ многочисленных коллег оказалось, что простыми хитростями пренебрегают многие.

В прямом эфире может произойти что угодно. Да, ко всем неожиданностям нужно готовиться и нельзя полагаться только на технику. Сигнал может прерваться, кто-то из ВИП-выступающих не придёт или опоздает, погаснет свет в студии — всё может произойти, и хороший организатор должен быть готов к этому. К тому же, если у вас есть приглашённые артисты, вы не можете выпустить их в эфир за мгновение, даже несколько шагов занимают время: переключить камеру на артиста, встать на точку, настроиться и начать играть.

На такие случаи, помимо жесточайшего тайминга, необходимо прописывать часть эфира заранее, подготовить анимированные заставки (даже несколько секунд в онлайне значат крайне много), а также резервные перебивки, которые выводятся на экран в случае потери сигнала. Так делали и мы.

На генеральном репетиционном включении мы записали выступление кавер-группы, а также финальное исполнение гимна: тем более, вместе с профессионалами его пели несколько работников организации, впервые вышедшие под камеры.

Ранним декабрьским утром служащие предприятия Атомэнергомаш, поднимаясь на второй этаж родного здания к своим рабочим местам, были приятно удивлены. Холл скучного офисного помещения преобразился в сказочный новогодний лес с живыми елями, усыпанными снегом, яркими электрическими гирляндами, уютной деревянной скамейкой и целой горой подарков рядом с ней. Главными героями сказочного пространства стали белый Мега-мишка со Снегурочкой и Дедом Морозом. Они встречали приходящих, поздравляли, играли с ними, фотографировались, дарили подарки. Ставшее для всех неожиданностью маленькое новогоднее чудо.

Так мы создали нужную непринуждённую, праздничную атмосферу и подготовили людей к дальнейшему действу. А для него все сотрудники заранее получили на свои корпоративные адреса приглашения со ссылками и инструкциями, что и когда нужно сделать, чтобы присоединиться к празднованию.

В назначенное время был дан старт эфиру. После красочной новогодней заставки всех зрителей приветствовала ведущая из основной студии — и праздник начался.

Не стану пересказывать вам сценарий всего мероприятия, ничего сверхъестественного в нём не было, и всё прошло гладко, как и должно быть. В событии присутствовала как официальная часть (с речью директора предприятия, словами его заместителей в других городах и награждением отличившихся сотрудников), так и развлекательная (с общением ведущей и гостей праздника, интервью, поздравлениями, конкурсами, выступлениями артистов). Ну, и финалом стало исполнение гимна, к которому могли присоединиться и подпевать все желающие. Скажу, что мы постарались по максимуму сохранить эффект офлайн-мероприятий, к которым привыкли люди, предварительно всем даже были разосланы небольшие угощения.

Теперь организация онлайн-мероприятий стала ещё одной формой событий в ивент-индустрии, и, пока мы вынуждены ставить в приоритет здоровье (своё и окружающих), — главной формой. Данный вид общения развивается, приобретает новые черты, обрастает интересными технологиями, поклонниками и противниками. Уже сейчас я практически на каждом ивенте сталкиваюсь, например, с видеопоздравлениями от гостей в прямом эфире, да и нормой стала рассылка электронных приглашений, уже превосходящих в удобстве и красоте бумажные. Онлайн не заменит старые добрые корпоративы, но несомненно станет частью новых гибридных событий. Уже стал.