Кодекс чести организатора

Случается, что ты, ввиду своего опыта, нарабатываешь авторитет среди партнёров и заказчиков, переходишь в организации мероприятий на более высокий уровень, затем получаешь ещё более серьезный заказ и тоже выполняешь его с успехом — и думаешь, что с каждым новым запросом ты и твоя команда будете двигаться только вперёд, создавая всё более сложные, объёмные, интересные проекты.

И тут я сразу оговорюсь, что ошибках, подобных представленным, не стоит никого винить (уж тем более заказчика) или плакаться о том, какие все плохие, ради всеобщей жалости. Нет, наоборот, это хороший урок, наглядно показывающий, что всегда может оставаться очень много моментов в работе, требующих проработки. Например, в части оценки потребностей и возможностей заказчика: как заказчик видит своё мероприятие, за что и какую сумму он готов заплатить, а за что — не готов, просто оперируя в своей жизни другим набором ценностных установок. И в этой ситуации возможно или презентовать, растолковывать и досконально объяснить необходимость предложенных идей, или вычеркнуть спорный пункт из списка и найти альтернативу, понятную для клиента.

Мне позвонил клиент, которому на юбилей несколько лет назад я привозил музыкальный коллектив «Boney M.» Вспомнил он обо мне в преддверии своего очередного торжества — попросил помощи в подборе и организации выступления ещё какого-нибудь хорошего артиста. Естественно, я согласился помочь, но также предложил свои услуги в организации дня рождения под ключ.

Времени до празднования было немного, но это ещё полбеды; главное, что играло против нас, что позвонили они в 20-х числах декабря, когда шёл декабрьский «чёс» (даже в пандемический год), а у нас готовился большой новогодний проект, занимавший всё моё время. Отказываться я тоже не хотел — знал, что мероприятие во второй половине января мы успеем организовать и провести на хорошем уровне.

Главной ошибкой стало то, что на первой же встрече мы с заказчиком не проговорили строгих рамок бюджета и правил игры. Особенно в обстоятельствах предновогодней суеты, когда из-за наплыва срочных заказов подрядчикам и артистам не до планов на вторую половину января — а у меня без их ответов нет возможности досконально просчитать бюджет.

Мне казалось, что я правильно оценил финансовые возможности заказчиков, первично донеся варианты сценариев (красочность которых, естественно, понравилась супруге клиента), но сказать сходу всю сумму, с учётом банкета, сценария, декора, технического и бытового райдера артистов, конечно, не смог. Я понадеялся, что супруга именинника меня поймёт и доверится моему профессионализму.

А заказчица в сферах других услуг привыкла к тому, что ей могут посчитать бюджет чуть ли не на второй день. Это и потянуло за собой череду недопониманий, раздражения и нервов с обеих сторон. При этом команда, отобранная для данного мероприятия, уже работала над его созданием.

Мы всё время были с заказчиками на связи, утверждая понравившееся и убирая ненужное. Только по ходу общения с ними я столкнулся с тем, что люди не понимали: зачем им режиссёр, зачем вдаваться в такие подробности, как подбор текстиля, посуды и декора в цветовую палитру, зачем так много звукового и светового оборудования нужно музыкантам. Что функции организатора в их понимании — это проследить за своевременным выходом артистов и расплатиться с ними.

В какой-то момент я хотел отказаться от мероприятия, потому что взаимное непонимание дошло до наивысшего накала. И только данное мной слово и обещание создать красивый праздник сдерживали от расторжения обязательств. Я решил показать и доказать, как можно и нужно создавать запоминающиеся на долгие года мероприятия. Что главное в современном мире — это креатив и люди, и они стоят многого.

Пришлось проявить все свои способности, чтобы уложиться в утверждённый на последней неделе бюджет с той концепцией, которую мы презентовали. Команда, как всегда, не подкачала и отработала все безукоризненно.

Только после того, как вечернее январское небо озарил последний выстрел праздничного фейерверка, ко мне подошла заказчица и сказала, что теперь спокойна, и что всё прошло отлично. Было приятно увидеть на следующий день сообщение от неё с благодарностью за организованный праздник и извинение за недоверие.

Я сдержал слово, компания Tree Art Music выполнила заказ на высоком уровне, но для этих заказчиков мы не стали постоянными организаторами. Они вновь вернулись к привычному формату (распорядители, исполняющие только самые базовые пожелания заказчика, и не более).

За этим следует логичный вывод, что, достигнув определённого уровня профессионализма в организации мероприятий, нельзя забывать, что возможности, желания и стандарты заказчиков не всегда будут совпадать с общими лекалами. Но делать дёшево, плохо или небрежно нельзя ни при каких обстоятельствах, иначе это будет стоить репутации, а она — самое ценное, что у нас есть.