Личный опыт

Русский долго запрягает, но быстро едет, или «О времена! О нравы!»

Сергей Чуриков, Ген. директор TreeArtMusic
02.02.2022
Создать праздник? Просто позвоните: +7 (812) 309 27 97
История
Мы уже почти почти привыкли ко временам полной неопределённости. Оглядываясь назад, вспоминаешь, что когда-то проекты планировались заранее, было время на скрупулёзное продумывание каждой детали мероприятия, поиски лучших вариантов, составление чётких смет для отчётности заказчику.
С наступлением 2020 года и приходом в нашу жизнь COVID-19 всё планирование кануло в Лету. Ни в коем случае не жалуюсь, однако факт, что методы работы изменились, считаю правильным упомянуть. Но наша команда не была бы профессиональной, если бы не могла приспособиться к новым реалиям. Теперь проекты создаются быстро, практически на ходу, иногда в последний момент, так как невозможно знать, когда вновь введут ограничения — и можно потратить много сил и денег на мероприятие, которое не состоится. Об одном из таких случаев расскажу.
Август
В августе 2021 года поступил заказ на организацию юбилея крупной компании в Санкт-Петербурге. Всё как обычно: первый телефонный звонок, встреча, самопрезентация, получение информации о заказчике и о планах на празднование. Ну и конечно, мы были не единственными претендентами на организацию. Правда, через неделю, когда было представлено наше первичное предложение, все конкуренты на данный проект были отметены заказчиком, и мы приступили к подготовке.
Мероприятие планировалось на конец октября — времени более чем достаточно. Вместе мы выбрали место проведения, подобрали отели для размещения иногородних гостей (а их планировалось более половины от общего числа), отобрали артистов и начали писать сценарий и заниматься рутинной творческой работой.

Однако чем ближе была дата мероприятия, тем больше сгущались «тучи» новой волны пандемии. Хотя все работники компании-заказчика были привиты, но это никак, к сожалению, не оберегает от городских решений о запрете работы ресторанов, площадок — да почти всей сферы услуг.
Только представьте, как обидно, когда проделана титаническая работа по рождению оригинальной концепции, нарисованы дизайн-проекты, написаны сценарии постановочных номеров, составлено десяток смет и проведены бесчисленные встречи — и ровно за неделю до события в городе объявляется полный запрет на массовые мероприятия.

Октябрь
Мы всячески старались найти законную лазейку в распоряжениях наших властей, но безуспешно. Да и всего на день раньше (до вступления в силу новых ограничений) всё перенести не было возможным, ведь много людей планировали поездку издалека. При этом театрам работать разрешили — что не облегчало ситуацию: накануне юбилея гости должны были идти на балет в именитый театр. А загвоздка в том, что, так как само торжество под запретом, то и большинство гостей не приедет, а купленные заранее билеты не сдать (нет оснований).
Тут надо отдать должное смелости, порядочности и хладнокровию руководства компании-заказчика в принятии сложного, но единственно правильного решения: перенести празднования дня рождения компании на другую дату.
Но и тут небольшая проблема: никто не знает, когда снимут ограничения, и какова вероятность, что потом их вновь не введут. На свой страх и риск заказчик назначил новую дату проведения мероприятия на январь нового 2022 года.
После нам вновь пришлось проделать большую работу по передоговорённостям со всеми подрядчиками: театром, чтобы без доплаты перенесли бронь, артистами, чтобы заняли новые даты, гостиницами, площадкой, техническими службами. Работа была проведена, и никто нам за это не доплачивал.
Понимаете, куда я веду: бюджет был на одно мероприятие, смета составлена с учётом временных затрат организации с сентября по октябрь, а оплата за совершенную работу, по уму, должна вырасти в два раза. Но никто возмущаться, требуя доплаты, не стал — мы дорожим своей репутацией и осознаем, что в случившимся нет ничьей вины. Заморозили проект до времени и стали работать дальше.
Не стоит ждать. закажите праздник: +7 (812) 309 27 97
Январь
Наступил Новый Год, горячая пора. Надо отметить, что декабрь 2021 года прошёл плодотворно и количество мероприятий нас порадовало. Сказалось, что люди соскучились по праздникам, и никакой онлайн не заменит живого общения в большом кругу коллег и друзей.
И сразу после новогодних работ мы приступили к разморозке и подготовке отложенного проекта.
Конечно, те заказчики, да и подрядчики тоже, что сотрудничают с компанией Tree Art Music на постоянной основе, знают нашу любовь к деталям, доведению до идеала, часто в ущерб нашим вознаграждениям, но каждый проект мы считаем уникальным и делаем его таковым. Шаблоны — это не к нам. Да, существуют незыблемые постулаты в искусстве ивента — а есть такое искусство. Не мы его придумали, но стараемся блюсти лучшие традиции, хранить их и привносить новые.

И мы, конечно, не удержались и внесли немало правок в основу праздника, не меняя общей канвы. Исправили и изменили декор с учётом перемены времени года, дополнили программу новыми номерами, переписали торжественную часть награждения, пересобрали пролог и ввели новых артистов. Не стану сейчас заострять внимание на деталях мероприятия — это лучше увидеть.
Всегда нужно находить плюсы в любой ситуации. Когда мероприятие создано — ты его проживаешь вместе с гостями от начала до конца, а уже после думаешь, что и где можно было поменять, дополнить или убрать, иногда укоряя себя за очевидные упущения. Так вот тут случился уникальный шанс: праздник был полностью подготовлен, но не проведен в первоначальный срок; а спустя некоторое время появилась возможность его переосмыслить, поправить и увидеть со стороны. И мы не упустили такой случай.
Всё прошло на высочайшем уровне. Гости компании побывали на красивом, дорогом, незабываемом вечере, заказчик был удовлетворён результатом и эффектом от мероприятия на все сто, а я остался горд своей командой и сердечно благодарен всем, кто принимал участие в подготовке и проведении ещё одного прекрасного события.

Понравилось? Поделись:
Оставить заявку
Мы свяжемся с вами в ближайшее время и организуем крутое событие!